Formation Notion : bases de données, wiki et suivi de projets pour votre équipe
Une formation Notion pour structurer l'espace de travail de l'équipe : bases de données liées, wiki, suivi de projets et IA, après un audit offert.
Sommaire
- Format
- Formation intra sur mesure, en présentiel ou à distance
- Durée
- 1 à 4 jours (7 à 28 heures), modulable
- Audit préalable
- Offert, mené par l'expert formateur
- Financement
- Pris en charge par votre OPCO · Trouver mon OPCO
- Démarrage
- Sous 15 jours
- Tarif
- Sur devis, après l'audit
Formation Notion en bref
La formation Notion d'EXEO est une formation intra sur mesure de 1 à 4 jours, qui construit l'espace de travail de votre équipe sur vos propres processus. Après un audit offert, l'expert formateur conçoit les bases de données liées, le wiki et les droits d'accès. Elle est prise en charge par votre OPCO et démarre sous 15 jours.
| Critère | Détail |
|---|---|
| Public | Équipes projet, agences, cabinets de conseil, bureaux d'études, fondateurs |
| Prérequis | Aucun. Les utilisateurs de tableurs avancés sont à l'aise avec les bases |
| Sujets travaillés | Les fondations · Bases reliées et pilotage · Wiki et processus · IA et connexions |
| Livrables | Espace de travail opérationnel, schéma des bases et relations, règles de tenue, plan de migration des anciens tableurs |
Notion se prend en main en dix minutes et se désorganise en deux mois. Chacun crée ses pages, ses tableaux, ses doublons, et l'équipe retrouve les mêmes problèmes qu'avec un dossier partagé : on ne sait plus quelle version est la bonne. La formation construit l'espace de travail une fois, proprement, avec ceux qui s'en serviront.
Vous y travaillez sur vos propres sujets : projets clients, comptes rendus, procédures, suivi commercial, base de connaissances.
Programme indicatif, ajusté après l'audit
Voici un programme type, à titre indicatif. Il est ajusté après l'audit offert, d'après vos cas et le niveau de l'équipe.
- Jour 1
Les fondations
- Pages, blocs, titres, modèles.
- Espaces d'équipe (teamspaces) et droits d'accès : qui voit, qui modifie, qui commente.
- Première base de données : propriétés, vues, filtres, tris.
- Conventions de nommage et de rangement.
- Jour 2
Bases reliées et pilotage
- Relations entre bases, agrégations, formules.
- Vues par personne, par échéance, par statut ; tableaux de bord.
- Modèles de pages et boutons pour standardiser les saisies.
- Jour 3
Wiki et processus
- Construire un wiki d'équipe : structure, propriétaires de pages, revue.
- Processus suivis dans Notion : création d'un projet, passage d'étape, clôture.
- Notifications, rappels et automatisations internes.
- Jour 4
IA et connexions
- Fonctions d'IA de Notion : cas utiles et limites.
- Connexion à vos outils : messagerie, agenda, formulaires, outil de facturation.
- Cas pratique final : l'espace de travail de l'équipe, de la conception à la mise en service.
Programme indicatif : le contenu et la durée sont arrêtés après l’audit offert, d’après vos cas et le niveau de l’équipe.
Ce que vous emportez
- Un espace de travail opérationnel, construit avec l'équipe.
- Un schéma des bases et de leurs relations, pour que d'autres puissent le faire évoluer.
- Des règles de tenue : qui crée, qui archive, comment nommer.
- Un plan de migration des anciens tableurs et documents.
À qui s'adresse la formation ?
- Équipes projet, agences, cabinets de conseil, bureaux d'études.
- Fondateurs et responsables d'équipe qui veulent un outil de pilotage commun.
- Équipes qui ont déjà essayé Notion et ont fini par recréer des tableurs à côté.
Aucun prérequis. Les utilisateurs de tableurs avancés sont à l'aise avec les bases.
Comment se déroule la formation
- Audit de démarrageL'expert formateur qui animera la formation analyse d'abord vos équipes, vos outils et vos tâches réelles. Cet audit est offert et précède tout programme.
- Programme sur mesureLe programme est construit à partir de l'audit : vos documents, vos cas d'usage, votre niveau. Pas de catalogue générique.
- Formation en intraUne formation de 1 à 4 jours selon le périmètre, en présentiel ou à distance, animée par le même expert formateur, avec vos propres cas de travail.
- Suivi et prise en chargeUn suivi après la formation, et un accompagnement sur le dossier de prise en charge OPCO.
Prochaine étape : l'audit offert
Un premier échange cadre vos enjeux et vos équipes. L'expert formateur réalise ensuite l'audit, puis construit le programme avec vous.
Ce que l'audit cadre
L'audit est offert et mené par l'expert qui animera la formation. Il répond à quatre questions :
- Qu'est-ce qui est dispersé aujourd'hui ? Tableurs, e-mails, documents partagés, messageries, carnets personnels.
- Quels processus l'équipe suit ? Un projet client du devis à la facture, un recrutement, un onboarding, un cycle éditorial.
- Qui doit voir quoi ? Une base commune n'est pas une base ouverte à tous.
- Quels outils doivent rester en place ? Notion complète rarement tout : on décide ce qui y entre et ce qui reste ailleurs.
Ce que l'on construit
- Un suivi de projets : une base de projets reliée à une base de tâches et à une base de clients, avec des vues par personne, par échéance, par statut.
- Un wiki d'équipe : procédures, fiches pratiques, comptes rendus, avec une organisation qui tient dans le temps.
- Un CRM léger : prospects, contacts, relances, avec rappels et historique.
- Un calendrier éditorial : contenus, responsables, étapes de validation, dates de publication.
- Un espace d'onboarding : parcours des nouveaux arrivants, checklists, ressources.
Les bases de données, le cœur de Notion
La différence entre un Notion qui sert et un Notion qui encombre tient aux bases de données. Une base contient des éléments (des projets, des contacts, des tâches) et chaque élément est une page. Les relations relient les bases entre elles, les agrégations (rollups) en tirent des totaux, et les vues (tableau, calendrier, chronologie, galerie) montrent la même information sous différents angles.
La formation apprend à penser le modèle avant de construire : quelles bases, quelles propriétés, quelles relations. C'est ce qui évite le tableau qu'il faut refaire tous les trois mois.
Notion AI et les assistants
Notion propose des fonctions d'IA : résumés, rédaction, extraction d'actions, réponses aux questions sur le contenu de l'espace de travail, et des agents capables d'agir dans vos pages. Elles dépendent de votre forfait et évoluent. L'audit relève ce que vous avez. La formation les situe : elles font gagner du temps sur un compte rendu ou une page longue, mais elles reposent sur des pages bien tenues, ce qui ramène à l'organisation de l'espace.
On peut aussi connecter Notion à d'autres outils, par exemple pour créer une page automatiquement quand un formulaire arrive. C'est le sujet des formations n8n et Make.
Les bases d'un suivi de projets
| Base | Contient | Relations |
|---|---|---|
| Clients | Fiches clients, contacts | Reliée aux projets |
| Projets | Un projet par ligne, statut, échéance, responsable | Reliée aux clients et aux tâches |
| Tâches | Une tâche par ligne, personne, date | Reliée aux projets |
| Comptes rendus | Une page par réunion | Reliée aux projets et aux clients |
Sources et documentation officielle
Financement
La formation est prise en charge par votre OPCO. Les dispositifs sont détaillés sur la page financement OPCO des formations.
FAQ
Notion remplace-t-il un logiciel de gestion de projet ?
Pour des équipes de petite et moyenne taille, souvent oui. Pour des plannings de ressources complexes ou de la gestion financière, un outil spécialisé reste plus adapté. L'audit tranche.
Combien de personnes faut-il former ?
Au minimum le noyau qui construit et maintient l'espace. Les autres utilisateurs ont besoin d'une demi-journée pour s'y retrouver.
Quelle est la durée de la formation ?
De 1 à 4 jours selon la taille de l'espace à construire. La durée est arrêtée après l'audit.
Peut-on reprendre nos tableurs existants ?
Oui. L'import est possible, mais on restructure avant plutôt que de reproduire des défauts du tableur.
Que devient l'espace après la formation ?
Il vous appartient. Il est documenté pour qu'un collègue puisse le faire évoluer.
La formation est-elle finançable ?
Elle est prise en charge par votre OPCO. EXEO accompagne le dossier.
Qui réalise l'audit, et qui anime la formation ?
La même personne : l'expert formateur. Il réalise l'audit offert avant toute proposition, puis anime la formation.
Formations associées
Intéressé d’en discuter ?
Parlons de vos équipes et de vos cas d’usage. Audit préalable offert, mené par l'expert formateur qui anime la formation. Pris en charge par votre OPCO.